Tan necesario como polémico, puede resultar este paso. (Me Salió como lo diría Yoda XD) Desde luego es muy feliz cuando por fin nos solicitan una cotización y ahí es muchas veces el sentimiento es como esta imagen:
(IMAGEN DE TODOD LSO VITUS ENTRANDO EN EL CUERPO DEL SR BURNS)
Todo es sí señor, claro que sí, un pecio maravilloso, descuentos por aquí y por allá, mil ideas, creatividad al 101%, acuerdos sin contexto, contratos por WhatsApp o solo verbales… HASTA QUE ES LA HORA DE INICIAR EL TRABAJO Y DE PAGAR. ¿Qué no era ese el objetivo de la cotización en primer lugar?…
Bien, luego del regaño imaginario, cuando a usted le pidan dar un precio:
- ¡SE ME CALMAN TODOS! Y es que quien pide una oferta no necesariamente va a comprar ya, o tiene el dinero o sí, puede tenerlo y mucho y está desesperado por comprar, pero cualquiera de esos sea el caso, TE ME CALMAS COLEGA. “Del afán solo queda el cansancio” – Todas las mamás de Colombia – Recuerden que si desde el inicio nos vemos como pequeños jugando a los dibujitos bonitos… asi nos vamos a ver el resto del desarrollo asi el contrato sea de millones y millones. Jamás nos van a tomar en serio. Ojo con eso.
Tampoco es ser un ogro pues, simplemente organizados y pro un lado escuchar al cliente, que quieren que necesita y porqué (de esto ya hablamos en artículos anteriores) y ahí sí luego de eso organizan los productos o servicios a ofertar, el tiempo que van a tardar, contando que seguro tienen una vida mas allá del trabajo y que duermen y comen y etc. Tiempos reales y prudentes de entrega. EJ: Si a sabemos que, haciendo un logo, teniendo la información completa y la idea, me tardo tres días en poder presentar un par de propuestas decentes organizadas, sustentables frente al cliente… pues usted le pone 2 días más. Porque es ser precavido y si puede entregar al tercero o 4 será un punto para sumar y no habrán fallado, pero si resulta que el día 3 se enfermó por ese pan con gaseosa que no debió comer a las 12 de la noche del día 2 y de verdad se puso muy muy mal… pues ya vamos quedando igual de mal con nuestro cliente.
Entonces, son las 4pm y me escribe que necesitan precios de 1.000 plegables tamaño carta abierto con dos pliegues, ah pero hay que desarrollar o ajustar el logo porque solo esta de referencia una imagen borrosa y ah si hay que pensar en unas propuestas para un regalo pop para el evento que es en 5 días y todo es de afán y te agradecemos nos puedas dar ya precio porque estamos desesperados y etc, etc,…etc -_-
Eso pasa más seguido de lo que creen. Ahí es cuando decido que clase de profesional voy a ser. El atacado que da precios porque mas o menos sabe cuanto cuesta, sin ver para cuando es que los quieren. O leer bien y preguntar cosas como: ¿El arte de los plegables ya está? (si no deberás sumarle diseño de este. Déjame ver la imagen de referencia del logo (puede que el tal logo ni sea un logo si no una imagen plagio o algo tan cargado gráficamente que nada mas replicarlo será complicado o simplemente si sirva y ya. Acabados de los impresos… Y el tema de dar un par de propuestas… ay las propuestas. Debes hacer preguntas que aterricen más lo que el cliente quiere en ese momento, porque una cosa es sacar un catálogo de merchandising y mostrar esferos, botones, llaveros… y otros obsequios personalizados a un nivel de producción más alto, aquí se involucra un trabajo tanto creativo como de desarrollo y ejecución de la idea. No es solo mandar a estampar o marcar esferitos… En ocasiones, prefiero regalar un artículo impreso, pero nunca mi desarrollo creativo. Eso es lo más valioso. (ahora no es que vayan a empezar a regalar tarjetas a todo el mundo XD)
- UNA COTIZACIÓN BIEN BONITA, CLARA Y PROFESIONAL. ¿Cómo es eso? ¿Bueno, somos diseñadores no? Vamos a vender imagen, desarrollo, calidad… asi que no es aceptable que yo vea cotizaciones en mensaje de texto o en un Word sin formato alguno. Así que vamos a montar una oferta bien bonita con mínimos lo siguiente:
- Nombre, fecha, contacto e identificación del cliente.
- Servicio o producto, con la descripción exacta de lo que se ofrece.
- Valor unitario si aplica y el total según cantidades.
- PAUSA: Aquí por favor calcula bien. Costo de producción base, o materia prima, pon un valor justo al tiempo de desarrollo en caso de ser diseño, diagramación o programación. Si debes desplazarte, debe sumarse el costo del transporte. Logística en general y el valor de mano de obra. Que finalmente es la ganancia real de lo vendido. Como todo es legal, lo mínimo que debes tener son tus papeles al día, esto incluye un RUT, el cual según tu clasificación va a generar retenciones de ley, asesorarse bien de un contador y ten en cuenta esto a la hora de hacer ofertas y posteriores cuentas de cobro. Ya que es un valor que se retiene por ley.
- Tiempo de producción por separado si aplica o uno global.
- Términos y condiciones de lo ofertado, desde tiempo de validez de la oferta hasta lo que se requiere de parte del cliente para que sea realidad todo, no solo el pago, que siempre debe haber anticipo, sino información, imágenes, etc.
Aquí en este punto yo me anticipo a dejarle claro al cliente que es un trabajo en equipo, el me contrata porque requiere de mis servicios y desde luego debe haber un pago. Pero no es que yo deba adivinar todo o suponer. A veces el cliente cree que por que hay un pago y soy profesional en lo que hago, una vez me ha pagado ya yo solo tengo que hacer y ya. El debe darme información y todo lo que pueda requerir, tener buena comunicación a tiempo no meses o semanas después de pedirla y que luego me este presionando porque es para ayer. Tiempos y plazos para todo es vital dejarlos claros ya que deja de ser un buen negocio cuando por ejemplo nuestra cotización de ejemplo esta para desarrollar se en su totalidad en una semana, eso quiere decir que en una semana tenia yo destinado generar ciertos ingresos, y por cosas del desorden y falta de comunicación se vuelve un mes… no es buen negocio para nadie.
- Yo agrego datos de contacto, si incluye entrega o envío si aplica y un mensaje contable que aclara que no soy responsable de IVA o de generar factura. Asesórense de un contador, es muy importante para que lo que se calcula de ganancia no se vaya en retenciones o descuentos.
- Como solicitamos un mail al cliente desde el inicio… vamos a enviar la oferta allí, con un mensaje en texto a manera de presentación muy corta, recordando pautas claras de comunicación y procesos de calidad. Algo corto con un saludo agradable y dejando la puerta abierta con un plazo de tiempo definido en la oferta para que el cliente pueda responder. Invitan a que si hay preguntas pueden escribir o ponerse en contacto.
Yo por lo general envío la oferta vía correo y por WhatsApp. Por WhatsApp envío un audio explicando la oferta. Eso me ayuda a varias cosas: Entender yo que estoy ofreciendo y los términos, si algo no está bien ahí me puedo dar cuenta, Que mi cliente se sienta asesorado incluso en esto y ya inicié una línea de comunicación.
- MANEJAR UNA AGENDA. Esto es MUY IMPORTANTE, puede que parezca obvio, pero no lo es. Incluso no es tan fácil al inicio porque puede parecer en si mismo dispendioso, pero no, es maravilloso, funciona y optimizamos el tiempo de una manera que podemos ser mucho mas rentables y efectivos.
Como quizás ya saben y si no les cuento, soy una feliz esposa, madre, hija, tía, músico de corazón, me encanta cocinar y valoro mucho el tiempo de calidad con mis amigos. El último lo tuve muy descuidado por muchas cosas, pero llevar una agenda me ha ayudado a mejorarlo un poquito más. Y desde luego está Momos Design. ¿Cómo lo hago? Orden.
Amo la tecnología, muchísimo, desbarato y armo mal, ¡pero me encanta! Jajaja, PEEERO soy de llevar agenda escrita a mano. Tengo una agenda que tiene todo el año, separado por meses y días, cada hoja es un día, tiene su fecha y distribución por horas. Así que tengo un horario. Me despierto, tengo mi momento con el Señor, un momento para mi y organizar mis ideas, las cosas de mamá y esposa matutinas, llevar a mi hija al colegio, que Obi (mi gatito), que las pececitas… en fin, mi tiempo personal – familiar. No es mucho pero ahí está. A partir de ahí se que viene porque llevo una agenda, voy llevando nota de las tareas por hacer, que viene y no la dejo “apretada” sino que dejo unos espacios por si pasa algo, y eso me ha salvado el día.
Hora de almuerzo, y es que me permito una hora como si estuviera en una empresa como empleada. Porque si me doy muchos permisos no estoy haciendo realmente nada.
Hay días mas intensos que otros, suceden cosas, hay problemas, trabajos demandantes, enfermedad, fallas técnicas. Siempre puede pasar algo. Pero llevar una agenda y que sepas por lo menos una semana antes de cosas que tengas que hacer y le pongas fecha y hora, ayuda muchísimo.
Cuando uno inicia su marca, hay muchas reuniones, cotizaciones, debes producir mucho material para poder llegar a clientes. Eso es un trabajo duro y que requiere disciplina. AL INICIO no dará dinero, pero si lo haces bien, lo va a hacer. Crear disciplinas ayuda a ser cumplido con los clientes y a verte grande. A generar confianza y hablar con propiedad y no a inventar u ofrecer cosas que ni sabes o puedes hacer.
Aliarse para desarrollar ciertos trabajos es muy bueno. Busca un buen proveedor de calidad y serio.
Trata a tu cliente como quieres que te traten a ti. Finalmente, el cliente no siempre tiene la razón. Si asi como digo, pero tu desorden será usado en tu contra para que si la tenga SIEMPRE.
- SEGUIMIENTO. Esta parte para muchos es incomoda, y lo es hasta que lo manejamos bien. Dejo pasar un nos días, muchas veces en la conversación previa con mi cliente ya se para cunado lo necesitaban asi que dejo pasar un poco de tiempo de manera que si me resulta a mi el negocio aun tenga tiempo de desarrollarlo. O la pauta la ponemos nosotros, esto es pura comunicación.
Luego de este tiempo, llamo o escribo. Saludo amablemente y voy al grano, saludar a un desconocido y dejar silencio incomodos, sabiendo ambos bien para qué fue que escribimos… se ve muy mal. Así que preguntamos por la oferta enviada, si tiene alguna duda o que podría hacer que sea mejor para ellos. OJO AQUÍ, no es abrir la puerta para que pidan hacerlo gratis o más cosas por lo mismo. Si podemos agregar algo de plus bien, pero bajo tu riesgo, mas bien usa esto para volver a explicarle o sustentar porque eres una buena opción. Si estaba cotizando puede que tenga mucha información en su mente de varios posibles proveedores y crea que tu eres otro jaja eso pasa. Siempre claro, resumido y amigable. Pero sin negociar tus bases y orden. Porque como ya dije… eso es usado en nuestra contra luego mas adelante. Es un negocio, no un club de amigos eternos. Siempre o casi siempre al inicio todos son muy amables y cordiales y te pueden decir: Dame buen precio que tengo mil amigos y todos quieren un logo y te voy a recomendar a ti… -_- ese cliente es el que menos va a traer clientes, y el negocio es aquí y ahora. Un negocio serio.
Bien, creo que estas pautas son valiosas, me han servido mucho y llegue a ellas luego de equivocarme mucho, de perder tiempo y dinero que ahora se son lo mismo. Mi salud y paz mental son claves para hacer bien mi trabajo. Generalmente el diseño es un trabajo bajo presión, pero hay una buena y una mala, eso depende de como queramos manejarlo y hasta cuándo.
¿Dudas?, comentarios? ¿Sospechas? ¿Propuestas?… todo por escrito por favor. Las palabras se las lleva el viento y ya no es como en los tiempos de los abuelos, en donde la palabra valía su peso en oro. ¡Nos leemos luego!
